【催款函怎么写】在商业往来中,催款函是一种常见的书面沟通方式,用于提醒对方及时支付未结清的款项。一封得体、清晰的催款函不仅有助于维护良好的合作关系,还能有效推动账款的回收。以下是对“催款函怎么写”的总结与实用模板。
一、催款函写作要点总结
内容要点 | 说明 |
标题明确 | 建议使用“催款函”或“关于XX款项的催收通知”等明确标题,避免歧义。 |
称呼规范 | 根据对方身份,使用“尊敬的客户/贵公司/负责人”等正式称呼。 |
背景说明 | 简要说明交易情况,如合同编号、订单号、服务内容等,便于对方核对。 |
欠款金额清晰 | 明确列出应付款项金额、截止日期及逾期天数,增强紧迫感。 |
语气礼貌但坚定 | 避免过于强硬或情绪化,保持专业和尊重的态度。 |
提供联系方式 | 附上联系人、电话、邮箱等信息,方便对方及时反馈。 |
结尾表达合作意愿 | 表达希望继续合作的愿望,为后续沟通留下余地。 |
二、催款函范文(表格形式)
项目 | 内容示例 |
标题 | 催款函 |
收件人 | XX公司/XXX先生/女士 |
发件人 | XXX公司财务部 |
日期 | 2025年4月5日 |
正文开头 | 尊敬的客户:您好!感谢您一直以来对我司的支持与信任。 |
交易背景 | 您于2024年12月1日与我司签订的《XX服务合同》(合同编号:XXXX),根据约定,贵方应于2025年3月31日前支付款项共计人民币50,000元。 |
欠款情况 | 截至今日(2025年4月5日),仍未收到上述款项,已逾期4天。 |
催款要求 | 请贵方于收到本函后3个工作日内完成付款,如有特殊情况,请尽快与我方联系。 |
联系方式 | 联系人:张经理;电话:138-XXXX-XXXX;邮箱:zhang@xxx.com |
结尾祝福 | 再次感谢您的配合,期待我们继续保持良好合作关系。 |
落款 | XXX公司 财务部 2025年4月5日 |
三、注意事项
- 避免使用威胁性语言,以免影响合作关系。
- 尽量通过邮件或快递发送,保留书面记录。
- 可附上付款账户信息,方便对方操作。
- 定期跟进,若未收到回应,可再次发出提醒函。
通过以上结构化的撰写方式,可以确保催款函既专业又高效,帮助您更好地管理应收账款,维护企业资金流的稳定。